Plan B - pokonujemy bariery

System firmy DoskompPlan B” jest świetnym narzędziem. Mogę go z czystym sumieniem polecić każdemu, kto mnie zapyta. Usprawnia funkcjonowanie jednostki, idealnie wpisuje się w system kontroli zarządczej, w obszarze zarządzania finansami publicznymi. Podobnie jak w poprzednich artykułach, zachęcam do wdrożenia, ale….


No właśnie, jest jedno konkretne „ale”, które przesądza o powodzeniu wdrożenia i funkcjonowania systemu. Nie zapominajmy że to jest narzędzie, a my mamy za zadanie wykorzystać je najlepiej jak potrafimy. Jest kilka bardzo istotnych spraw, które należy wziąć pod uwagę.

 
Po pierwsze i najważniejsze, przykład idzie z góry. Szef musi być przekonany co do potrzeby wprowadzenia systemu, musi wiedzieć jakie jednostka będzie miała z niego korzyści. Jeżeli potraktuje program jako „zabawkę skarbnika”, to klapa na całego. Dokładnie tak samo podejdą do sprawy wszyscy pracownicy jednostki.

Po drugie i równie ważne jak pierwsze; burmistrz, wójt, jego zastępcy, sekretarz i skarbnik, muszą grać do jednej bramki. Muszą mówić wspólnym głosem, wszyscy równie mocno przekonani, że ten system jest potrzebny i ma przynieść jednostce korzyści. Jak każdy początek, wdrożenie wymaga wiele wysiłku, zwłaszcza od skarbnika. Dlatego skarbnik potrzebuje silnego wsparcia swoich przełożonych. Bez tego wsparcia zostanie sam na placu boju, ze swoją „zabawką” i rzędem niezadowolonych pracowników przeciwko sobie.

Pracownicy jednostki muszą dokładnie wiedzieć po co ten system się wdraża, co skłoniło kierownictwo do jego zakupu i jakie płyną korzyści z tego systemu dla pracowników. Pracownicy muszą wiedzieć, że to właśnie oni są głównymi użytkownikami i program jest też dla ich wygody. Że po wdrożeniu nie będą musieli przybijać na dokumencie kilku pieczątek jak do tej pory, że będą mieć orientację jakimi finansami każdy z nich dysponuje i że program ma ich uchronić przed dyscypliną finansów publicznych.

Pracownicy również muszą czuć wsparcie ze strony swoich przełożonych, muszą czuć że system wdrażamy wszyscy wspólnie i że otrzymają takie wsparcie, jakie jest im potrzebne. Nie każdy łapie w lot nowinki, więc to należy wziąć pod uwagę. Według mnie na etapie początkowym bardzo dużo zależy od informatyka i skarbnika. To są dwie najważniejsze osoby, bo jedna służy wsparciem technicznym a druga merytorycznym. Jeżeli trzeba, to należy usiąść z pracownikiem chwilę i wprowadzić z nim kilka pozycji do systemu. Trzeba mu poświęcić tyle czasu, aby poczuł się komfortowo i sam stwierdził, że program jest łatwy w obsłudze.

Lista moich uwag wynika z obserwacji podczas wdrażania programu zarówno w Tuchowie, jak też w sąsiednich, zaprzyjaźnionych gminach. Muszę się w tym miejscu pochwalić, bo u mnie wdrożenie poszło gładko i bez oporu pracowników. Udało się dlatego, że już od kilku lat systematycznie pracowaliśmy z kierownictwem naczelnym nad tym, aby każdy pracownik wiedział czego się od niego wymaga i dlaczego akurat od niego. Zawsze miałam wsparcie całego kierownictwa, więc łatwo było mi przekonać pracowników do konieczności wdrożenia nowych rozwiązań.

Jeżeli zamierzasz wprowadzić system w Twojej jednostce i już wiesz że spotkasz się z powyższymi barierami, zachęcam Cię do przeczytania kilku moich wcześniejszych artykułów, które być może podpowiedzą Ci co zrobić, aby zmienić nastawienie szefa i pracowników:

Zachęcam również do przeczytania mojego ebooka, który w prosty sposób wskaże najważniejsze obszary do uporządkowania w jednostce.

Link do strony z artykułem:
http://www.drukiskarbnika.pl/index.php/strefa-skarbnika/86-plan-b-pokonujemy-bariery

Link do strony głównej:
www.drukiskarbnika.pl/