Kontrola zarządcza–niechciane dziecko

Ustawa o finansach publicznych wprowadziła kilka lat temu nowe pojęcie. Kontrola zarządcza, bo o niej właśnie mowa, zagościła w jednostkach samorządu terytorialnego. Nie spotkała się jednak z wielkim entuzjazmem pracowników samorządowych. Nie ma się co dziwić, każda nowość narzucona z góry wywołuje opór.

 

Mimo że minęło już kilka lat, temat ten jest zwykle omijany lub co najmniej traktowany jako drugorzędny. W wielu jednostkach dopiero raczkuje, w innych już wprowadzono ale bez przekonania o jego słuszności – w formie „dokumentacji do szuflady”, albo „dla kontroli RIO”.

Są też na szczęście miejsca, w których kontrola zarządcza działa jak dobrze zorganizowany system wspomagający szefa. Ja również jestem zwolennikiem tego systemu, jestem przekonana że wprowadzenie go w jednostce daje wymierne korzyści i wpływa na skuteczność realizacji wyznaczonych celów.

Ja osobiście dostrzegam kilka najistotniejszych korzyści płynących z wprowadzenia sprawnego systemu kontroli zarządczej, chociaż lista jest otwarta:

  • Po pierwsze, wyznaczanie celów – bardzo lubię porównywać gminę (ale i każdą inną jednostkę samorządową) do przedsiębiorstwa. I podobnie jak w przedsiębiorstwie - najważniejsze w działalności, to wiedzieć dokąd się zmierza. Żadna firma nie utrzyma się na rynku, jeżeli nie wyznacza sobie celów. Żadna gmina nie funkcjonuje sprawnie, jeżeli nie określi swoich kierunków.
  • Po drugie, planowanie – samo wyznaczenie celu nie wystarczy. Trzeba wiedzieć jak go zrealizować, zaplanować wszystkie etapy i potrzebne środki na realizację, przydzielić je odpowiednim osobom.

  • Po trzecie, określenie zagrożeń i ryzyk – każdy wie, że Polak mądry po szkodzie. A przecież można się zabezpieczyć zanim szkoda nastąpi. Im więcej ryzyk znajdziemy, tym mniej w przyszłości przeszkód w drodze do osiągnięcia celu.
  • Po czwarte, sprawowanie kontroli - kiedy określisz cele, zaplanujesz jak je zrealizujesz i określisz ryzyka, łatwo zweryfikować co idzie nie tak jak powinno. Łatwo wyciągnąć wnioski i sprowadzić działania na właściwą drogę. Kiedy wiesz jakie cele wyznaczyli Twoi pracownicy i kierownicy, masz kontrolę nad wszystkimi obszarami działalności jednostki.
     
  • Po piąte, odpowiedzialność – sprawny system kontroli zarządczej wymusza na kierownikach i pracownikach wzrost poczucia odpowiedzialności za to, do czego zostali zatrudnieni. Kierownicy zdają sobie sprawę z tego że głównym ich obowiązkiem jest kierowanie podwładnymi, planowanie pracy i kontrolowanie wyników swojego zespołu.

Według mnie, sprawny system wcale nie oznacza – rozbudowany. Warto pamiętać o „zasadzie Pareto” 80:20:

  •  20 % celów pozwoli przynieść jednostce 80 % korzyści – więc wybierz te naprawdę najważniejsze,
  • 20 % ryzyk stanowi 80 % zagrożenia dla jednostki – zlokalizuj te największe ryzyka i zabezpiecz się właśnie przed nimi w pierwszej kolejności,
  • 20 % pracowników jednostki wykonuje 80 % najtrudniejszej pracy – więc znajdź te najbardziej wartościowe osoby i zaangażuj je w system kontroli zarządczej – wcale nie muszą to być kierownicy, może być nawet najmłodszy pracownik, byle miał jak najwięcej chęci.


Ja również mam mieszane uczucia, kiedy widzę zmiany przepisów. Zwłaszcza wtedy, gdy są pisane „na kolanie” i wprowadzane w szalonym tempie. Ale akurat zmianę ustawy o finansach publicznych w zakresie kontroli zarządczej uważam za potrzebną, która może przynieść każdej jednostce wiele korzyści. Tylko od kierownika jednostki zależy, czy i w jakim zakresie wykorzysta to narzędzie.

 

Link do strony z artykułem:
http://www.drukiskarbnika.pl/index.php/strefa-skarbnika/86-plan-b-pokonujemy-bariery

Link do strony głównej:
www.drukiskarbnika.pl/