PlanB – ustaw pracę w urzędzie, a przestaniesz gonić

W poprzednich artykułach było już o zaletach i o prezentacji programu, przyszła pora na działanie. Czas na wdrożenie, a właściwie na przygotowanie danych niezbędnych do uzupełnienia. Wiadomo że nic nowego lekko nie przychodzi, a żeby później mieć luzy, to najpierw trzeba się zastanowić, trzeba coś  zaplanować i się trochę napracować. Ja ten etap mam za sobą, więc mogę pomóc innym, co z przyjemnością czynię :)

 

Szkoda czasu, więc do dzieła:

Krok pierwszy - przygotuj tabelę ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi, wchodzącymi w skład budżetu. W kolumnach wpisz następujące dane: symbol jednostki, nazwa, adres, numer Regon i numer NIP. Tabele najlepiej przygotować w formacie excel, ponieważ dane się wtedy łatwo przenosi do programu.

Krok drugi - przyporządkuj części budżetu do pracowników merytorycznych. W najprostszy sposób weź do ręki plan finansowy urzędu i po kolei napisz przy każdym paragrafie lub przy grupie paragrafów w każdym rozdziale osobę, która merytorycznie odpowiada za tą część budżetu. Pewnie zostanie Ci niewielka grupa paragrafów, której nie możesz przypisać żadnemu pracownikowi. Ja tę część dopisałam do siebie. W ten sposób stworzysz mapę budżetu, z podziałem na osoby.

Krok trzeci - przygotuj tabelę z referatami i pracownikami merytorycznymi, dopisz osoby które je zastępują i osoby nadzorujące. Stworzysz mapę kadry i na tej podstawie określisz, ile będziesz potrzebować licencji – każda osoba oznacza jedną licencję. Do ilości która Ci wyszła dodaj jeszcze chociaż dwie licencje zapasowe, bo mogłeś przypadkowo kogoś pominąć. Mnie też się zdarzyło.

Krok czwarty - przygotuj tabelę ze wszystkimi znanymi Ci na ten moment zadaniami po stronie dochodów i po stronie wydatków, dopasuj im unikalne symbole. Stworzysz w ten sposób mapę zadań. Najlepiej zacznij od bieżącego budżetu, sprawdź które zadania się w kolejnym roku powtórzą i możesz je w ciemno wrzucić do tabeli. Na pewno musisz wpisać też przedsięwzięcia z wpf-u, które będą realizowane w kolejnych latach.

Na początek to wystarczy, żeby sprawnie rozpocząć wdrożenie. Pamiętaj, że nie będziesz tego robić samotnie - na każdym etapie masz wsparcie opiekuna, który będzie przygotowywał program pod Twoje potrzeby i preferencje. Tak naprawdę to właśnie opiekun wykona największą część, ale wcześniej musisz mu  podać niezbędne dane. Każda jednostka ma nieco inne wymagania i potrzeby, a aplikację trzeba do organizacji dostosować.

Pod tekstem wklejam przykładowe tabele, z których sama korzystałam i okazały się bardzo pomocne.

Na koniec jeszcze jedna porada - cały system wprowadza się najlepiej wtedy, kiedy mamy wcześniej konkretnie wydzielone obszary, za które pracownicy posiadają jasno przypisaną odpowiedzialność. Jeżeli nie wiesz jeszcze jak to zrobić, lub nie czujesz się na siłach aby teraz wdrożyć program, polecam Ci wcześniejsze artykuły, zwłaszcza o rejestrze wydatków i planie finansowym. Zachęcam również do przeczytania mojego ebooka, w którym znajdziesz konkretne  rozwiązania problemów pojawiających się w urzędach i motywację konieczną do działania. Możesz krok po kroku rozpocząć porządki i powoli ustawiać pracę sobie i reszcie zespołu.

Jeżeli nie masz czasu na tworzenie tabel opisanych w artykule, napisz na mojego służbowego maila: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. W wolnej chwili prześlę Ci moje w excelu, które uzupełnisz swoimi danymi.

 

Link do strony z artykułem:
http://www.drukiskarbnika.pl/index.php/strefa-skarbnika/86-plan-b-pokonujemy-bariery

Link do strony głównej:
www.drukiskarbnika.pl/