Wychodzimy z drukami do mieszkańców

Kontynuując swoją zabawę w poprawę jakości urzędu, w ostatnim czasie przyjrzałam się drukom umieszczonym na naszym tuchowskim BIP-ie, w kartach informacyjnych. Znajdują się tam wszelkiego rodzaju wnioski o wydanie zaświadczenia, zezwolenia, rozpatrzenia sprawy. Zwróciłam uwagę na to, że każdy pracownik przygotował je według swojego uznania, z mniejszą lub większą starannością. Wszystkie były w formacie Word, a miejsca do uzupełnienia danych oznaczono kropkami.

Niby nic, bo wniosek jest, a mieszkaniec może skorzystać ze wzoru, więc można było zostawić. Ale nie była bym sobą, gdybym swoich kilku groszy nie wrzuciła. Stwierdziłam, że skoro pracownicy korzystają już z zestawu druków opracowanych przeze mnie i wdrożonych dwa lata temu w urzędzie, sami zgłaszają propozycje włączenia nowych i uznali że są przydatne w codziennej pracy, to dlaczego nie spróbować z kolejnymi – tymi dla klientów urzędu.

Dlatego też zaproponowałam i przerobiłam wcześniej umieszczone wnioski na druki w formacie Excel. Wprowadziłam jednakowy standard do wszystkich dokumentów. Każdy z nich zawiera podobne dane niezbędne pracownikom przy rozpatrywaniu sprawy, jasno określony tytuł, informację o tym, w jaki sposób klient chce być poinformowany o rozpatrzeniu sprawy albo w jaki sposób chce otrzymać odpowiedź. Wszystkie pola których nie należy zmieniać, zostały zablokowane. Klient skupia się na wypełnieniu tylko i wyłącznie tych komórek, które zostały specjalnie dla niego oznaczone kolorem. Te wnioski które były wcześniej sporządzone z mniejszą dokładnością, uzupełniłam o dodatkowe dane, ułatwiające pracownikowi załatwienie sprawy. Dla klientów którzy nie posiadają możliwości wypełniania druków w formacie Excel, przygotowałam też format PDF. Nawet ręcznie wypełniony druk w tym standardzie jest bardziej przejrzysty, niż dotychczasowe.

Po co to wszystko? To bardzo proste:

  • im łatwiej klientowi wypełnić wniosek, tym bardziej jest on zadowolony z pracy urzędu,
  • im bardziej przejrzysty i starannie wypełniony wniosek wpłynie do urzędu, tym szybciej i tym dokładniej pracownik może załatwić sprawę.


Zachęcam do obejrzenia przykładowych wniosków z naszego urzędu, być może pójdziecie naszym śladem. Jeżeli potrzebujecie porady lub nawet interesuje Was współpraca w tym temacie, telefon i mail jest na stronie.

Dla zainteresowanych podaję link do tuchowskiego BIP – szukajcie w menu przedmiotowym oraz „Gdzie i jak załatwić sprawę” – załączniki do kart informacyjnych (z wyłączeniem kart z zakresu ewidencji ludności).

 

Link do strony z artykułem:
http://www.drukiskarbnika.pl/index.php/strefa-skarbnika/83-wychodzimy-z-drukami-do-mieszkancow

Link do strony głównej:
www.drukiskarbnika.pl/